Модуль 7. Современный делопроизводитель

ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ

**Управление временем** - (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — дисциплина о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

  • список задач (to-do list),
  • постановка целей
  • установка приоритетов.

Полезно знать следующие правила организации рабочего времени:

  • постепенное вхождение в работу;
  • ритмичность труда;
  • обязательное чередование труда и отдыха;
  • планирование работы.

Наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует неко¬торый спад активности, и во второй половине дня работоспособ¬ность наиболее высока от 14 до 17 часов. После 17 часов она неук¬лонно падает, и, если Вы начинаете работу, требующую особого внимания, после 18 часов, не удивляйтесь, что утром Ваш началь¬ник обнаружит ошибки.
Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. В поне¬дельник (если есть возможность переноса) не стоит начинать важ¬ные дела. Важные деловые переговоры и встречи назначают на се¬редину недели. Вторник и среда являются наиболее продуктивны¬ми днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоя¬щие выходные.
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и тоже время рабочего дня, например, обработка получен¬ной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Современные средства для организации рабочего времени

Какие бы многофункциональные средства по планированию и контролю за временем вы не использовали в своей работе, очень важно самому определить важность и срочность какого-то дела, и никто за Вас эту работу сделать не сможет. Существует множество персональных информационных систем (на¬пример, Lotus organizer, Schedule, Outlook) - эти системы являются удобными инструментами, они всегда точно напоминают Вам о том, что надо сделать важный звонок, закончить писать доклад и т.д. Но они никогда не смогут решить за Вас, что Вам делать завтра, если Вы сами этого не решите и не занесете информацию в компьютер. Важно помнить, что эти системы лишь удобные инструменты, они помогут Вам эффективно планировать время, но управлять временем Вы должны сами. В персональных информационных системах есть:

  • записная книжка;
  • планировщик времени;
  • администратор телефонных переговоров и т.п.

Планировщик времени - это комбинация календаря, списка встреч и расписания дел на день. Он помогает:

  • запоминать и просматривать рабочий календарь на текущий лень, по неделям, месяцам и т.д.;
  • производить поиск дел, встреч или свободного времени;
  • делать распечатку своего календаря в любой форме: ежеднев¬ном, еженедельном, ежемесячном;
  • устанавливать моменты и характер звуковой сигнализации, на¬поминающей в определенное время о запланированном мероп¬риятии или встрече;
  • автоматически в заданное время организовать телефонный -зво¬нок по заданному или выбранному из адресного справочника но¬меру;
  • согласовать свое расписание с расписаниями других сотруд¬ников организации.

Планировщик защищает Ваши файлы от несанкционированного пользования при помощи парольного доступа.

Записная книжка OneNote

Начиная с Microsoft Office 2003 в пакет программ встроена программа Записная книжка OneNote.
http://office.microsoft.com/ru
OneNote - место сбора, систематизации, поиска и совместного использования заметок, вырезок, мыслей, справочных материалов и т. п. Для удобства заметки организованы в виде структуры, состоящей из записных книжек, разделов и страниц.
OneNote - это одновременно блокнот, обработчик идей и организатор информации; иногда его даже называют "электронной приставкой к голове". Многие, начав пользоваться приложением OneNote, вскоре уже не могут без него обходиться.
OneNote позволит вам:

  • Обеспечить гарантии сохранности любых важных сведений
  • Организовать хранение сведений, не вполне уместных в электронной почте, календаре или официальном документе
  • Собирать заметки, сделанные во время совещаний или лекций, и работать с ними
  • Собирать необходимые материалы в Интернете или иных источниках и снабжать их примечаниями для себя или других лиц
  • Вести учет предстоящих дел, не упуская никаких мелочей
  • Тесно сотрудничать с коллегами в работе над проектом, обмениваясь замечаниями и файлами

OneNote служит полезным дополнением при работе в Microsoft Office Outlook, Word и других программах системы Microsoft Office благодаря ряду интеграционных возможностей.

Запись идей и сбор информации

Используя клавиатуру, перо и средства записи OneNote, можно быстро вводить заметки во время совещаний и "мозговых атак", записывать возникающие мысли и идеи, вести аудиозапись обсуждений и видеозапись собеседований, рисовать диаграммы и т. п. Интеграция с Веб-обозревателем и системой Office позволяет также собирать информационные вырезки из Интернета, сообщения электронной почты, разнообразные материалы для проектов и учебных занятий, файлы, рисунки и т. д.

Систематизация материалов

OneNote позволяет держать все эти сведения в одном месте. Их можно четко систематизировать или просто накапливать единой массой (если это удобнее), а затем с помощью функции поиска извлекать нужные фрагменты, причем искать можно даже слова в рисунках и аудио- или видеозаписях. В OneNote используется привычная структура записных книжек, состоящих из разделов и далее из страниц, так что можно сразу приступать к работе.

Всегда готов

Имея всю необходимую информацию под рукой, вы всегда будете во всеоружии готовы к любому предстоящему занятию: очередному совещанию, составлению итогового документа или сообщения электронной почты, выполнению задания, беседе с клиентом, поездке в командировку и т. п. Можно помечать отдельные элементы в записных книжках как особо важные или обязательные к исполнению, а затем быстро получать сводку данных с такими пометками. OneNote допускает гибкую настройку и легко адаптируется к принятому стилю работы.

Командная работа

Вы можете взаимодействовать со всеми членами своей рабочей группы: содержимое общей записной книжки можно редактировать всем одновременно и просматривать даже без установки подключения к сети. Каждый раз, когда кто-либо обновляет записную книжку, OneNote без задержки интегрирует внесенные изменения. В общей записной книжке можно видеть, какие сведения собраны группой, какие файлы и заметки доступны в качестве источников и даже какие действия предстоит предпринять членам группы.

ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ И ДРЕСС - КОД

**Дресс-код** - (англ. dress-code — кодекс одежды) — форма одежды, требуемая при посещении определённых мероприятий, организаций, заведений.
Термин «дресс-код» изначально возник в Великобритании, но быстро распространился по всему миру. Используется для обозначения регламента в одежде, который показывает принадлежность человека к определённой профессиональной группе. Дресс-код компании считается продолжением корпоративной культуры фирмы и важной частью её бренда. Как утверждается, подобающий внешний вид сотрудника играет немаловажную роль в доверии к фирме в целом, демонстрирует состояние дел в компании, показывает уважение к деловым партнёрам и клиентам. Требования к одежде сотрудника могут быть детально оговорены в трудовом контракте, за нарушения могут предусматриваться санкции.
В организациях особенное внимание уделяют форме одежды во время событий, связанных с принятием важных решений (например, деловые переговоры), и на успех которых в том числе может повлиять внешний вид сотрудников. Зачастую также регламентируется стиль одежды для сотрудников, работающих в офисе, и перечень неприемлемой одежды (например: шорты, «топики», декольтированные платья, шлёпанцы, кроссовки). Наиболее строгий корпоративный дресс-код можно обнаружить в банках и ресторанах.

Дресс-код в офисе

Дресс код на многих серьезных фирмах начинается еще на собеседованиях, когда отсеиваются короткие юбки, джинсы и бриджи, а также их обладатели. Внешний вид претендента говорит о его отношении к фирме и к той должности, на которую он претендует. Особое внимание уделяют внешнему виду работников, которым приходится ежедневно общаться с клиентами и партнерами, в частности, офисных работников и в первую очередь секретарей делопроизводителей..
Офисная одежда порой рассказывает о фирме больше, чем сам офисный работник. Этот стиль одежды входит в понятие дресс-кода.
Существуют несколько установленных дресс-кодов: «black tie», «white tie», «Creative black tie», «Semi-formal» и др.
Офисная одежда в наиболее приемлемом для нее варианте попадает в дресс-код Business formal (другими словами официальная форма одежды). От мужчин требуется темный деловой костюм в темном тоне, рубашка белого цвета и, при желании, – галстук. Для женщины лучше всего подойдет строгий костюм элегантного покроя, возможно платье (при условии, что оно не очень облегает фигуру).
Существует достаточное количество сторонников и противников принятия дресс-кода в офисе.
К преимуществам дресс-кода можно отнести следующие моменты: дресс-код

  • представляет компанию серьезной, надежной, стабильной;
  • создает рабочую атмосферу;
  • сплачивает коллектив, делает из него настоящую команду.

Существует и несколько «но». Дресс-код в офисе:

  • ущемляет свободу и заставляет людей чувствовать себя скованно,
  • не подчеркивает индивидуальность работника.

Решение о характере дресс-кода, как правило, исходит от работодателя. К подобным решениям нужно отнестись с пониманием. Ведь это – способ повысить производительность и эффективность труда своих работников, а вовсе не ущемление их прав и свобод. В любом случае, одежда для офиса должна помогать выглядеть внушительно, креативно, профессионально, эстетично.
При устанавливании дресс-кода в офисе не стоит перегибать палку. Если фирма молодая, а хочется покорять клиентов своей надежностью и стабильностью, то есть альтернатива – единое требование: чистый и опрятный внешний вид. В любом случае, внешний вид работника должен сочетаться и соответствовать специфике выполняемых им обязанностей, условиям работы (температурный режим). Дресс-код в офисе не должен негативно сказываться на комфорте и активности офисного работника.

Дресс-код: 10 классических ошибок в выборе одежды

Международная Ассоциация Имидж-Консультантов/Association of Image Consultants International выявила десять наиболее часто встречающихся ошибок людей, ищущих работу. При прохождении интервью в американскую или транснациональную компанию недопустимы:

  1. Длинные ярко накрашенные ногти. Другая крайность - неподстриженные и грязные ногти.
  2. Чрезмерное увлечение ювелирными украшениями. Использование крупных серег и браслетов. Использование одновременно нескольких серег. Серьги в носу, губах и т.д.
  3. Обувь с открытыми носками или без задника.
  4. Летом недопустимы голые женские ноги. Обязательны чулки или колготки нейтральных цветов.
  5. Шорты или пляжные брючки.
  6. Потрепанный костюм с несвежей рубашкой.
  7. Кожаная куртка (касается и мужчин и женщин). Вообще изделий из кожи следует избегать. Единственное исключение - ремешок для часов и сумка.
  8. Галстук -"бабочка" у мужчин.
  9. Сумки, украшенные логотипами, и пластиковые пакеты, набитые бумагами.
  10. Красные портфели, сумки, туфли, галстуки, рубашки и т. д.

Анна Вилдерматт/Anna Soo Wildermuth, президент Ассоциации Имидж Консультантов утверждает, что при прохождении интервью стоит выглядеть максимально консервативно и строго. Одежда и аксессуары должны быть выдержаны в серых и голубых тонах. Коричневый цвет ассоциируется у американцев с деловым каждодневным костюмом и поэтому при прохождении интервью не приемлем. Черный цвет выглядит траурно, а зеленый опасен - при определенном освещении костюм зеленого цвета может выглядеть не лучшим образом.

Первое впечатление - ключ к успеху

Журнал Allure провел опрос среди руководителей кадровых служб, стилистов, кастинг-директоров и редакторов моды. Итак, что требуется, чтобы произвести хорошее впечатление?

Аккуратность.

Большинство опрошенных ассоциирует хороший внешний вид именно с аккуратностью и чистотой, а не с остромодностью и дороговизной наряда. Это значит – свежая, непомятая одежда, причесанные волосы и ровные брови, короткие ногти, натурально отполированные или покрытые тонким слоем прозрачного лака.

Осанка.

Сама по себе прямая спина не говорит о высоком интеллектуальном потенциале, но сгорбленная спина способна дискредитировать даже гения. Постоянное потирание носа, лихорадочные движения пальцев – все это говорит о неуверенности в себе.

Лишний багаж.

Прежде, чем войти в присутственное место, сдайте свое пальто и большую сумку в гардероб. Заведите небольшую сумочку и положите в нее все необходимое (записную книжку, не органайзер, а также телефон и пудреницу). Большая сумка производит впечатление неорганизованности.

Правильный макияж.

Подмечено, что наличие помады свидетельствует об активности и оптимизме, что важно для лидера. Кроме того, участники опроса верят, что немного теней на веках привлекает внимание к глазам. Кожа должна быть матовой: жирный блеск указывает на нервозность и дисбаланс.

Статусные аксессуары.

Все опрошенные сходятся во мнении, что хорошие сумка и туфли свидетельствуют о вкусе человека. Один из менеджеров бутика Prada вспоминает совет своего начальника: «Всегда смотри на часы и обувь. Часто женщины делают покупки в спортивных шортах и футболках, но с «картье» на руке и в «балеринках» Chanel».

Размеры одежды.

Костюм, который слишком велик, сделает своих обладателей похожими на детей, которые добрались до родительского гардероба, или на нездоровую особу, которая слишком быстро потеряла в весе. Слишком тесная одежда причиняет дискомфорт и отвлекает внимание. Перед любым публичным мероприятием присядьте перед зеркалом, чтобы убедиться, что нижняя часть одежды не открывает ничего лишнего и не расползется по швам в самый неподходящий момент.

Прическа

Прическа заслуживает отдельного упоминания. Нельзя переоценить положительный эффект хорошей стрижки у высококлассного мастера, однако цвет волос также играет свою роль. Университет Южной Калифорнии провел исследования, в ходе которого выяснилось, что светлые блондинки чаще других получают отказ после интервью на менеджерские позиции. Кроме того, блондинки имеют более низкий оклад, если им удается занять руководящие позиции. Если хотите оставаться блондинкой и делать карьеру, выбирайте более естественные оттенки меда или карамели.

Рабочий класс.

Независимо от того, насколько креативна ваша будущая работа и насколько расслаблен корпоративный этикет в вашем будущем офисе, на первых порах постарайтесь выдержать классический стиль. Президент MTV Джуди Макграт, которая признает, что в их культуре есть место и джинсам, и майкам с изображением «Эминема», очень ценит, когда будущие менеджеры выглядят как банковские служащие: «Если я через пять минут помню, что мне сказал человек, и не помню, что на нем надето, то у него хороший вкус».

ЗАДАНИЕ К МОДУЛЮ 7

Темы заданий

Add a New Comment
page revision: 6, last edited: 25 Jun 2009 12:59
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License