Модуль 6. Электронный документооборот

ПРИНЦИПЫ СЭД

Для обзора темы в данном модуле использованы материалы «Рекомендаций по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан»

Цель внедрения СЭД

Главное назначение СЭД (Системы Электронного Документооборота) – организация создания и хранения электронных документов, а также управление их жизненным циклом. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах.

Система электронного документооборота учреждения предназначена для использования ее сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов.

Задачи СЭД

Как правило, СЭД позволяет автоматизированными средствами решить наиболее актуальные делопроизводственные задачи учреждения:

  • Ускорение прохождения (на этапах создания, согласования, регистрации, рассмотрения и исполнения) документов при работе с корреспонденцией организации;
  • Обеспечение своевременной подготовки и направления ответов организации на внешние запросы;
  • Исключение многократного тиражирования документов;
  • Разгрузка внутренней сети благодаря устранению необходимости множественной рассылки одного документа;
  • Сокращение ошибок доставки документов (поручений) к каждому исполнителю;
  • Налаживание и упрощение контроля за исполнительской дисциплиной;
  • Исключение потери документов;
  • Проведение мониторинга процедур прохождения документов и поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в учреждении, и их оптимизация;
  • Совершенствование средств надежного централизованного хранения и эффективного поиска документов.

Основные принципы работы СЭД

Открытость СЭД.

Означает их построение по модульному принципу. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.

Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО).

Это возможность СЭД является ключевой и реализуется за счет использования специальных технологий (ОLЕ Automation, DDE, Active X, ODMA, MAPI и других). Это означает, что к примеру, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД.

Особенности хранения документов.

СЭД используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. Наиболее рациональной считается система хранения документов, получившая название «шкаф-полка-папка». Количество вложений может не ограничиваться. Один документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения ссылок, а исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится в определенном месте.

Маршрутизация документов.

Движение каждого электронного документа в системе может быть организовано по «жесткому» либо «свободному» маршруту, т.е. маршрут документа может задаваться (изменяться) любым участвующим в документообороте пользователем.

Разграничение доступа.

В СЭД реализуются средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам.
Распространены следующие виды доступа:

  • Полный контроль над документом;
  • Право редактировать, но не уничтожать документ;
  • Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
  • Право аннотировать, но не редактировать его и не создавать новые версии;
  • Право читать документ, но не редактировать его;
  • Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
  • Полное отсутствие прав доступа к документу.

Отслеживание версий и подверсий документов.

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (например, согласование одного документа между отделами одного министерства, или между министерствами) очень важной функцией является использование версий и подверсий документа. Преимуществом СЭД является возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия / подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или по времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов.

Большинство СЭД содержит утилиты (вспомогательные программы) для просмотра документов, понимающие многие десятки типов файлов. С их помощью удобно работать с графическими файлами (чертежи, картинки).

Аннотирование документов.

В случае коллективной работы над документами полезна возможность их аннотирования (комментирования). Если пользователи лишены права вносить изменения в текст документа в процессе его согласования, то они могут использовать возможность его аннотирования.

Поддержка различных клиентских программ.

Большинство пользователей (в том числе и потенциальных) систем электронного документооборота работают на персональных компьютерах с операционной системой Windows. Так же все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные программы для просмотра интернета.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В сформулированной ранее концепции «Электронное правительство Узбекистана» отмечается, что основной целью е-правительства Узбекистана является повышение эффективности деятельности государственных органов власти и управления на основе широкого использования информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также перевода взаимоотношений государства с обществом на уровень, соответствующий требованиям информационного общества.
К программному обеспечению для СЭД предъявляются особые требования, необходимые для обеспечения выполнения всех задач.

Программные функции

При создании программных систем разработчики пытаются соответствовать следующим техническим задачам:

  • В основе системы лежат потоки работ, в ходе выполнения которых создаются и перемещаются документы;
  • В СЭД обязательно должна быть учтена специфика документооборота и делопроизводства существующего в Узбекистане (вертикальная организация документооборота, соответствие ГОСТам и др.);
  • В СЭД должны быть реализованы возможности совместной работы (календарное групповое планирование, совместное использование информации, "доски объявлений", форумы и др.);
  • Должны быть реализованы функции оперативного контроля исполнения документов и работ (передача работ между исполнителями в соответствии с определённой технологией, контроль состояния выполняемого процесса, выявление отклонений от его нормативного хода и др.);
  • Простота и гибкость при установке, наладке и эксплуатации;

Использование распространенных платформ для организации групповой работы с документами;

  • Наличие средств для организации конфиденциального документооборота c защитой информации от несанкционированного доступа;
  • Совместимость с сертифицированными средствами защиты информации;
  • Возможность одновременного использования электронных и бумажных документов;
  • Хорошая масштабируемость;
  • Наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
  • Возможность интеграции с другими программами (системами финансового и управленческого учета, системами электронной почты и др.);
  • Доступность базы данных СЭД для других программ;
  • Возможность наращивания ее базовых возможностей с помощью встроенных инструментальных средств;
  • Возможность распределенной обработки документов, "прозрачной" для всех пользователей СЭД;
  • Наличие в СЭД модулей для сканирования документов;
  • Возможность работы через Internet/intranet;
  • Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;
  • Поддержка узбекского языка, включая экранные сообщения и подсказки, сортировку данных и поиск информации по различным словам и выражениям;
  • Приемлемость по цене при поставке, внедрении и сопровождении.

Аннотации систем электронного документооборота, представленных на рынке Узбекистана

Аннотации цитируются из документации, полученной от этих компаний.

DocFlow (NCI Project)

Система DocFlow предназначена для автоматизации документооборота и ведения архива электронных документов. DocFlow - это полный цикл автоматизации процессов делопроизводства: регистрация, вынесение резолюций, рассылка исполнителям, отчеты об исполнении, контроль исполнения, списание в архив. Поддержка контроля версий электронных файлов, сопутствующих делопроизводственным процессам. Полнотекстовый поиск по полному совпадению на узбекском, русском, английском языках.

Евфрат (ЧФ «Pro-Texnika»)

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. Программа обеспечивает регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов, контролирует ход исполнения поручений, формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему. Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки. Система ЕВФРАТ-Документооборот масштабируема – она может функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации, независимо от объема и сложности информационных потоков. Уникальной особенностью системы является входящая в комплект поставки собственная СУБД, обеспечивающая работу системы.

NauDoc (Deter Technologies)

NauDoc это система электронного документооборота и управления Web-сайтами, разработанная компанией NAUMEN.

Система NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, введения архивов документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управление содержанием и структурой корпоративных веб-сайтов, поддержка системы контроля качества, соответствующие действующим международным нормам.

Ключевые возможности NauDoc:

  • Создание, обработка и хранение документов
  • Контроль исполнения
  • Планирование периодических заданий
  • Настройка этапов обработки документов
  • Работа через Интернет-браузер
  • Регистрация электронных и бумажных документов
  • Движение документов
  • Работа со связанными документами
  • Управление правами доступа
  • Уведомление о событиях
  • Полнотекстовый поиск
  • Интеграция с электронной почтой
  • Архивирование документов
  • Управление информацией на Интернет-сайте
  • Маршрутизация документа на основе его жизненного цикла

Documentum 5.0 (Documentum)

Корпорация Documentum является производителем одноименной платформы для управления неструктурированной информацией, составляющей основной объем информационных ресурсов предприятия и хранящейся в виде файлов различного формата, таких как офисные документы, отсканированные бумажные документы, web-страницы, графические изображения, чертежи, видеофайлы и т.д.

Documentum позволяет применить единые средства и методы к обеспечению коллективной работы с любыми видами неструктурированной информации, выступающей движущей силой в бизнес-процессах предприятия, и обеспечивает возможность доставки этой информации любому пользователю корпоративной системы и внешнему контрагенту, а также ее доступность из любого пользовательского приложения — корпоративного портала, офисных приложений, ERP, CRM и PDM-систем, профессиональных приложений для создания содержания: графических изображений, web-страниц, электронных чертежей и т.п.

Платформа Documentum является основой для построения различных бизнес-приложений для решения широкого спектра задач, связанных с созданием, хранением и использованием неструктурированной информации.

Lotus Domino.doc

Представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lotus, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ОСНОВЫ СЭД

Понимая, что использование ИКТ в органах государственной власти и управления способствует созданию открытого гражданского общества, повышению эффективности государственного управления, сокращению затрат на госсектор, улучшению взаимодействия органов государственной власти с гражданами и хозяйствующими субъектами, в Республике подготовлена соответствующая законодательная база по развитию и внедрению информационно-коммуникационных технологий.
Это законы и нормативная база Республики Узбекистан:
- Об информатизации
- Об электронной цифровой подписи
- Об электронном документообороте
- Об электронной коммерции.
- Об электронных платежах;
- Постановление Президента Республики Узбекистан от 8 июль 2005 г. ПП-117.
- Постановление Кабинета Министра Республики Узбекистан от 22 ноября 2005 г. №256.
- Правила электронного документооборота государственный органов управления и власти Республики Узбекистан.

Принятие этих законов регулирует внедрение ИКТ в сферу государственного управления, поскольку в них:
Реализуется право каждого на свободное получение информации из общедоступных информационных ресурсов и информационных систем государственной власти и управления;
Обеспечивается легализация экономической деятельности в сети Интернет (Е-коммерция; Е-документооборот, информационные услуги и т.д.);
Обеспечивается информационная безопасность при использовании ИКТ государством;
Устанавливается порядок использования средств подтверждения подлинности электронных документов, циркулирующих в ИКТ.

Таким образом, к настоящему моменту созданы благоприятные условия разработки стратегии внедрение электронного документооборота в органы государственной власти и управления. Настоящие рекомендации представляют основные принципы и стандарты использования ИКТ в деятельности государственных органов, освещают международную практику решения этой проблемы, предлагают собственные оценки ряда систем электронного документооборота в соответствии с предварительно выработанными требованиями к таким системам.

ЗАДАНИЕ К МОДУЛЮ 6

Темы заданий

Add a New Comment
page revision: 4, last edited: 04 Jun 2009 12:55
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License