Модуль 5. Информационные технологии в делопроизводстве

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ, ШАБЛОНЫ И ФОРМЫ

Оргтехника в делопроизводстве

Основой технического оснащения процесса делопроизводства является оргтехника.
В настоящее время оргтехника классифицируется по следующим основаниям:

  • Носители информации (на бумажной основе, на магнитных носителях и т.д.).
  • Средства составления и изготовления документов (ручки, печатные машинки, диктофоны и т.д.).
  • Средства репрографии и оперативной полиграфии (копиры, дупликаторы и т.п.).
  • Средства обработки документов (листоподборочные машины, ламинаторы и т.п.).
  • Средства хранения, поиска и транспортировки документов (папки, картотеки, шкафы и т.п.).
  • Средства электросвязи (телефонная связь, электронная почта и т.п.).
  • Банковская оргтехника (банкоматы, машины для счета купюр и т.п.).
  • Другие средства оргтехники (компьютерные аксессуары и т.п.).
  • Офисная мебель и оборудование.

Подробно мы рассмотрим только те средства оргтехники, которые чаще всего встречаются в современных офисах.

Носители информации.

К ним относятся: бумага, аудио и видео кассеты, дискеты, CD и т.п.

Средства составления и изготовления документов

Шариковые ручки – самые простые средства для составления текстовых документов.
Диктофон – это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Обычно их используют на совещаниях, во время выступлений или докладов. Воспроизведение записи может осуществляться с замедлением, это очень удобно для расшифровки.
Принтеры и плоттеры.

Средства репрографии (воспроизведения) и оперативной полиграфии.

Для копирования документов чаше всего применяются копиры или так называемые ксероксы.
Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. Первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конструктивных изменении, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные машины этого типа настолько популярны, что название компании ХЕROX Соmр., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и применяется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того, машина какой фирмы применяется.
Скопировать любой документ очень просто. Включите аппарат, дайте время на его прогрев (примерно 1 минута). Затем следуйте инструкции:

  • Поднимите крышку, положите оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло.
  • Определить размер необходимой Вам копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1 или на 100%. Если необходимо изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера, то выберите одну из фиксированных величин увеличения или уменьшения (например, А5, А4), или задайте величину масштабирования в процентах (например, 80%).
  • Убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий.
  • Нажмите зеленую кнопку <|>
  • Возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Если нужно получить несколько копий с одного оригинала, наберите нужное число (например, 12) и нажмите кнопку <|>
Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки СТОП.
Наиболее часто в современных и мощных ксероксах имеются следующие дополнительные устройства:

  • автоподатчик. Позволяет уложить в лоток стопку оригиналов, задать режим копирования и количество копий и размножить всю стопку за один прием;
  • подборщик копий (сортировщик). Как правило, устанавливается вместе с автоподатчиком и раскладывает размножаемый документ по экземплярам в процессе копирования;
  • устройство для двустороннего копирования. Позволяет автоматически изготавливать одно- и двусторонние копии с двусторонних оригиналов, а также двусторонние копии с односторонних оригиналов;
  • устройство для выделения цветом. Позволяет отпечатать часть листа заданным цветом,

Ризограф – это золотая середина между обычным копировальным аппаратом и типографской печатью. Он стал основой мини – типографских комплексов в различных организациях. Специальный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как сканер и принтер, управляемый с компьютера, что повышает качество изображения.
Процесс копирования можно разбить на 2 этапа:

  • первый – подготовка так называемой мастер-пленки (это занимает 20-30 секунд);
  • второй - сама печать (за одну минуту можно получить более 100 копий). С одного кадра мастер-пленки можно получить около 10 тысяч копий без потери качества.

Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 10 минут. Чем выше тираж, тем больше выигрыш. На ризографе можно осуществлять многоцветную печать (можно использовать до 9 цветов). Для каждого цвета нужен отдельный барабан, печать каждым новым цветом идет последовательно пу¬тем повторного прогона.

Средства электосвязи

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. В настоящее время он имеет самое широкое распространение среди средств электросвязи. В последнее время телефонные аппараты претерпели много изменений, у них появились новые функции: автодозвон, автонабор, автоответчик и др. Помимо стационарного телефона в последнее время все больше людей пользуется сотовым (мобильным) радиотелефоном. Сейчас наиболее популярна общеевропейская сотовая система цифровой связи (Global System for Mobile Communications – GSM), она отличается повышенной помехоустойчивостью.

Телекс
Международная телеграфная сеть TELEX предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и абонентские устройства – телетайпы. Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности. Главным требованием является краткость.

Телефакс
Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам буквенно-цифровой и графической информации. Факсимильный аппарат – это телефон, устройство считывания и воспроизведения изображения и другие вспомогательные элементы, объединенные в одном корпусе.
Передача документов по факсу производится следующим образом:

  • вставьте подготовленный для передачи документ лицевой стороной вниз в приемный лоток факса;
  • наберите номер факса-абонента;
  • после ответа абонента или, если факс абонента стоит в автоматическом режиме приема, услышав специфический сигнал-гудок, нажмите кнопку START.

При приеме сообщений по факсу необходимо также нажать кнопку START, а после получения сообщения подтвердить прием и положить трубку.
Адресат получает копию переданного документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для передачи контрактов, прайс-листов и других документов, на которых необходимо отображение подписи и печати. Телефакс может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое время суток.
Персональный компьютер, снабженный факс – модемной платой, заменяет факсимильные аппараты. В этом случае Вы отправляете и получаете информацию не на бумаге, а в электронном виде. С одной стороны, это удобно – Вы экономите на расходных материалах (дорогая бумага для факса и т.д.), компьютерная пересылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, возможно организовать рассылку по списку адресов; с другой стороны – Вы можете таким образом передать только ту информацию, которая находится в памяти компьютера, а это не всегда удобно (например, трудно переслать таким образом договор с подписью и печатью).

Электронная почта
Электронная почта – это служба почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.
Основная характеристика электронной почты – это надежность и высокая скорость передачи информации.
Для того чтобы иметь возможность принимать и отправлять сообщения по электронной почте, необходимо иметь компьютер с выходом в Интернет и специальную программу (например, Outlook Express, обычно она уже встроена в оболочку Windows) либо использовать Веб-почовые службы.

Другие средства оргтехники

К компьютерным аксессуарам относятся:

  • средства хранения дискет и компакт-дисков;
  • средства защиты здоровья от негативного воздействия технических средств;
  • средства защиты технических средств от окружающей среды;
  • средства, расширяющие функциональные возможности компьютера;
  • средства обслуживания и ремонта;
  • средства эргономики,

Использование компьютерных аксессуаров – это необходимое средство для удовлетворения требований эргономики и охраны здоровья.
Существует прямая зависимость роста заболеваний от интенсивности работы с компьютером. И главное здесь – несоблюдение требований безопасности и неправильная организация рабочего места.

Вот несколько требований, соблюдение которых поможет забыть о недомогании после работы за компьютером:

  • Высота стола – 72 см от пола. Лучше всего иметь стол с переменной высотой, что позволит Вам работать некоторое время стоя, давая отдохнуть позвоночнику.
  • Свободное пространство для ног – не менее 58 см в длину.
  • Стул, на котором Вы сидите, имеет огромное значение. Сиденье должно иметь мягкую спинку до середины лопаток, можно с подлокотниками, переменную высоту. Не сидите на краешке стула, закинув ногу на ногу, вытянув ноги вперед, согнув спину, втянув голову в плечи. Старайтесь сидеть ровно.
  • Желательно, чтобы клавиатура и монитор находились на одном уровне.
  • Перед клавиатурой должно оставаться не менее 10 см свободного места для того, чтобы можно было опереться на поверхность стола запястьями, не перегружая руки.
  • Процессор надо расположить так, чтобы до дисководов можно было без труда дотянуться, не выгибаясь.
  • Большую роль играет цвет стола и самого компьютера. Идеальный цвет – светло-серый (не отражает падающий свет).

Работа с электронными документами

Использование современных компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами. В современном мире компьютер незаменим при работе с деловыми документами.

  • Во-первых, при помощи компьютера во многом легче создать любой документ, отредактировать его, создать шаблон документа и т.д.
  • Во-вторых, появляется много возможностей во внешнем оформлении документа, а это помогает наилучшему восприятию содержащейся в документе информации.

Для того чтобы компьютер стал для Вас действительно эффектным помощником, необходимо выполнять несколько правил:

  • Название файла должно помогать определить его содержание (например, по типу документа - Letter; или по типу документа и номеру - Letter5).
  • В нижнем углу документа указывайте путь поиска данного документа в компьютере (дату создания документа, автора документа и другую информацию, которая Вам необходима).

В Microsoft Word это можно делать следующим образом:
-выберите команду «Колонтитулы» в меню Вид;
-щелкните на «Нижний колонтитул»;
-щелкните на «Вставить автотекст»;
-выберите, например, полное имя файла.

  • Создавайте каталоги, или так называемые папки для систематизации документов. Это очень удобно делать в Проводнике. Например, если Вы часто проводите собрания и ведете протоколы, разумно сделать папку «Протоколы» и протоколы всех собраний хранить в этой папке. Систематизируйте документы таким образом, чтобы легко было найти необходимый документ.
  • Проводите ревизию электронных документов не реже одного раза в неделю - удаляйте устаревшие версии документов; если это необходимо, создавайте новые папки; обязательно оставляйте копии важных документов на дискетах.
  • Документы, которые не используются в текущей работе, сбрасывайте в архив. Для архива обычно используются жесткие диски, стримеры, дискеты, Zip drive, CD. Сроки хранения информации для электронных архивов такие же, как и для бумажных архивов. Стоит отметить, что такие документы, как, например, приказы по личному составу, должны храниться как в электронном архиве, так и на бумажном носителе.

Некоторые преимущества электронного делопроизводства:

Виды деятельности Преимущества
Создание документов Преимущества очевидны: можно создать новый документ, отредактировать уже существующий, придать документу соответствующий дизайн. Очень удобна существующая в Microsoft Word автоматическая проверка орфографии и пунктуации. Используя определенные шрифты и параметры полей документа, без труда можно создать документ, соответствующий требованиям. Кроме того, для ввода текста в компьютер можно использовать сканер.
Создание бланков документов В компьютере можно создать бланки наиболее часто используемых документов (например, бланк Приказа), и во время изготовления очередного документа Вам необходимо будет только изменить текст и регистрационный номер — экономия времени очевидна.
Перевод текста С помощью специальных программ (например, STYLUS) можно в автоматическом режиме переводить текст на основные европейские языки. После автоматического перевода требуется лишь небольшое редактирование текста документа. Это очень удобно, если Ваша организация работает с большим объемом документов на иностранных языках.
Регистрация документов Очень удобно в Microsoft Excel создать электронную картотеку или базу данных. Это экономит время, облегчает поиск документа по любому поисковому признаку
Контроль за исполнением документов Если при регистрации документа в базе данных Вы заполните графу «Контрольная дата», можно сказать, что это автоматически поставит документ на контроль. Кроме того, используя базу данных зарегистрированных документов, можно создать типовые справки-отчеты (например, справка об отправленных документах, справка о поступивших документах, справка о неисполненных документах, справка о документах, находящихся на исполнении). Эти справки помогут директору контролировать исполнение документов.
Формирование личных дел Используя базу данных для формирования личных дел сотрудников организации, Вы получаете следующие преимущества: удобно вносить любые изменения (телефон, семейное положение и т.п.), возможность сортировать данные по столбцам (например, по алфавиту), с помощью команды-запроса можно в считанные секунды получить необходимую информацию, находящуюся в базе данных.
Формирование номенклатуры дел Можно вести номенклатуру дел организации, используя Microsoft Excel. Можно вносить нужные исправления и добавления, не переписывая при этом всю страницу журнала (что неизбежно при бумажном делопроизводстве)
Информационно-справочная работа Используя для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организации базу данных, можно без труда получить любую информацию об этих документах. Электронная справка может дать ответ на любой вопрос: о конкретном документе, о группе документов, об исполнителе, об адресате.
Поиск документов В компьютере довольно просто найти документ, если на нем стоит реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа». Но даже если такого реквизита на документе нет, можно использовать Проводник для поиска документа, если Вы знаете дату создания документа или название документа. Если Вы не знаете и этого, можно найти документ следующим образом: включить компьютер, нажать кнопку Пуск, нажать Найти, нажать Файлы и папки, далее заполнить параметры поиска и нажать Найти
Защита документов Защитить документы от несанкционированного доступа можно при помощи пароля. Если в Вашем компьютере хранится важная информация и Вы не хотите, чтобы к ней имели доступ другие сотрудники организации, можно задать пароль на программном уровне, в этом случае без пароля компьютер не запустится. Если за компьютером работает несколько сотрудников, можно защитить от доступа конкретный документ. В Microsoft Word для этого надо: открыть документ, для которого надо установить пароль, в панели Меню выбрать Сервис, выбрать Установить защиту, ввести пароль, нажать ОК

ТЕХНОЛОГИИ ОН-ЛАЙН СОВМЕСТНОГО ДОСТУПА

Формула «Software as a Service(SaaS)», или совместное он-лайн создание документов, возникла относительно недавно. Идея заключается в использовании компьютером программного обеспечения, размещающееся и запущенное на другом компьютере. Новизна в том, что это может принести ряд удобств потребителю. С 2007 года эта технология стала вполне отчётливой моделью работы, со своими правилами, перспективами и пр. Более того, все выглядит так, что это и будет основной схемой работы поставщиков программного обеспечения в ближайшие пять–десять лет.

Предпосылками активного использования данной группы технологий является:

  • мобильность пользователей
  • увеличение количества вычислительных устройств, с которыми они (пользователи) работают.
  • большое количество людей, работающих с IT-ресурсами с копьютеров, им не принадлежащих.

Так, пользователь, приходящий в Ресурсный центр , интернет кафе, или в публичную библиотеку — не является владельцем компьютера, за которым работает, имеет на нём ограниченные права (в частности, не может устанавливать программное обеспечение), как правило, не имеет гарантии, что завтра он будет работать за тем же компьютером, что и сегодня, и т. Д. Нередко он вообще не имеет своего постоянного компьютера, дома или на работе.

Другая категория пользователей — те, которые, напротив, имеют компьютер дома, ещё один на работе, а к ним ноутбук, смарт телефон для удалённой работы в поездках. При этом всё равно время от времени оказываются вынужденными воспользоваться чужими компьютерами.
И те, и те имеют потребность где-то хранить свои данные — подготовленные документы, архив переписки, настройки программ и сервисов, имеют потребность использовать унифицированное программное обеспечение — и для простой совместимости, и для комфортности работы.

Обзор технологий

В отношении почты хранение информации на Веб-серверах это дело абсолютно привычное. С распространением коммуникационных сетей и удешевлением доступа к ним ответ приходит сам собой — таким хранилищем должен выступать интернет. В интернете можно хранить свои данные. Почтовые серверы хранят Вашу переписку, фото- и видео-хостинги — мультимедийные материалы, специализированные файлохранилища могут сберегать вообще любые Ваши файлы.

Software as a Service — это следующий шаг: не только хранить, но и обрабатывать свои данные там же, в интернете. Это, к слову, совсем не обязательно бесплатные сервисы, но они позволяют потребителю сэкономить за счёт более оптимального выбора нужного программного обеспечения и отсутствия необходимости покупать одно и то же несколько раз, как в случае, когда одну и ту же программу нужно установить и на стационарный компьютер, и на ноутбук, и ещё куда-нибудь, где приходится работать. Например, почти во все текстовые процессоры входят модули создания математических выражений, расстановки переносов, брошюрирования документа. Пользуются ими единицы. Человек, купивший такой текстовый процессор и не собирающийся пользоваться упомянутыми возможностями, тем не менее, заплатил за них.

Плюс для производителей программного обеспечения — защита от нелицензионного («пиратского») использования их продуктов: всё-таки доступ к своему серверу гораздо легче проконтролировать, чем использование программы, отданной покупателю на компакт-диске для установки на компьютере покупателя, недоступном компании-производителю. Это расширяет количество пользователей, которые предпочтут пользоваться легальным программным обеспечением онлайн, чем устанавливать на компьютер «пиратскую» полную копию нужного программного пакета.
Мы ограничимся бесплатными сервисами. Поскольку самыми частыми задачами, с которыми имеет дело пользователь компьютера, — это офисные приложения, то и онлайн-инструменты наиболее распространены именно эти.

Из офисных пакетов широко известны Zoho, ThinkFree и, конечно, Google Docs. Microsoft весной этого года тоже запустили онлайн-версию своего офиса на базе абонентской подписки. Сейчас к ней добавлена функциональность совместной рабочей области (workspace) для совместной работы. В рабочей области можно хранить более 1000 документов, которые можно совместно использовать и открывать прямо из приложений Microsoft Office Word, Excel или PowerPoint. Для редактирования документов используется локально установленный Microsoft Office. Кроме редактирования рабочие области позволяют публиковать документы, открывать к ним доступ для ограниченного круга людей, сортировать и вообще каталогизировать их.

Все упомянутые сервисы имеют механизмы социализации — возможности комментировать, отслеживать деятельность пользователя, создавать группы или сообщества, искать опубликованные материалы по тегам и пр.

Работа с документами в Google Docs

Документы Google поддерживают на сегодня четыре типа документов: текстовые документы, электронные таблицы, электронные презентации и PDF-файлы. Функциональность работы с PDF-файлами ограничена — их нельзя редактировать, а также нельзя открывать анонимный доступ к ним.

Где же взять эти документы?

  • Во-первых, документы можно создать. Знаю, это никого не должно удивлять. Команда «Создать» расположена традиционно в верхнем левом углу окна. Вы должны будете выбрать, какого типа документ Вы хотели бы создать, и затем откроется соответствующий редактор. Интерфейсы редакторов максимально приближены к аналогам из десктопных программных пакетов.
  • Во-вторых, документ можно импортировать с Вашего компьютера. Для этого существует специальная онлайн-форма, в которой Вы можете просто выбрать файл на своём компьютере и нажать кнопку «Загрузить». Документ будет передан на сервер, разобран там роботом и представлен Вам для дальнейшего редактирования или сохранения. Альтернативный вариант, который пока работает только для текстовых документов (не работает для таблиц и презентаций) — отправить документ электронной почтой на специальный адрес, уникальный для каждого аккаунта. Разумеется, чтобы Вам не стали присылать на него тонны спама, этот адрес нужно хранить в секрете.
  • Ещё один вариант занесения документа Google Docs — через Вашу электронную почту в GMail. Если Вы получаете там письмо с прикреплёнными файлами поддерживаемого типа, Вы можете (кроме того, что скачать или просмотреть его HTML-копию) открыть этот документ (таблицу, презентацию) в Google Docs.

Во всех вариантах есть ограничения по размеру передаваемого файла. Они различны для каждого типа и способы загрузки. Они иногда меняются в сторону увеличения . Ознакомиться с ними можно на странице загрузки файла или в справочной системе.
Поддерживаемыми типами для импорта являются типы файлов MS Office (до версии 2003), файлы формата OpenDocument (используется в OpenOffice, StarOffice и др.), RTF, HTML, PDF, CSV и простой текст (txt).

Редактирование не должно вызвать проблем — интерфейс системы вполне стандартен, он попросту в значительной степени дублирует интерфейсы распространённых офисных пакетов.

Для каждого документа ведётся история изменений — Вы всегда можете посмотреть, когда, кем редактировался документ и какие именно изменения были внесены.

При просмотре списка документов Вы можете разделять их по типам файлов, по времени последнего редактирования (это принято по умолчанию), по названию (по алфавиту), по Вашему/чужому авторству, по тому, с кем Вы разделяете доступ к этому документу, а также по папкам. Документы можно помечать как скрытые или как важные («отмеченные»). Вы можете создавать папки (и подпапки в них) и раскладывать файлы по ним.

Приглашения могут отправляться на любой адрес электронной почты, но когда человек придёт на Google Docs просмотреть документ, он будет обязан зарегистрировать аккаунт Google (возможно, на свой адрес электронной почты), чтобы получить доступ. Чтобы этого избежать, можно при отправке приглашения указать, чтобы вход в систему не был обязательным; но тогда к документу сможет получить доступ любой человек, к которому попадёт ссылка на документ в письме-приглашении. Разумеется, если человек зарегистрирует аккаунт в такой ситуации, он сможет им в дальнейшем пользоваться и для всех остальных сервисов Google.

Вы можете предоставлять доступ к своим файлам другим людям. Доступ может быть только на просмотр («читатели»), или также и на редактирование («соавторы»). Отдельно указывается, могут ли соавторы предоставлять доступ третьим лицам; может ли приглашение на чтение или редактирование документа использоваться кем-то ещё кроме того, кому оно было послано; может ли приглашённый заходить просматривать документ без авторизации в сервисах Google, то есть просматривать анонимно.

Доступ можно предоставлять всем — то есть делать документ публичным, общедоступным, как обычные страницы в интернете. Можно предоставлять только тем, кому непосредственно отправляются приглашения.

Календарь Google

Онлайн-календарь календарь Google — это инструмент планирования своего расписания. В нём Вы можете назначать события, которые Вам предстоят. События представляются в виде таблицы, в которой эти события отмечены. Вы можете видеть, какие события пересекаются, что за чем следует, где у Вас есть свободное время.

В одной таблице могут быть сведены несколько календарей, в том числе, кроме Ваших, могут быть и чужие, доступ к которым Вам предоставили их авторы. Возможно совместное ведение календарей несколькими пользователями, а также приглашение других пользователей на мероприятия, запланированные в своём календаре. Также возможна публикация календарей, как с подробностями запланированных событий, так и без них, только с указанием, какое время свободно, а какое занято.

Ссылку на календарь можно найти на странице «Мой аккаунт» в общем списке служб. Если Вы не выбирали себе основной язык, то Google будет использовать английский. Вам необходимо зайти в настройки Календаря (ссылка справа вверху, англ. Settings) и проверить, нет ли в списке Вашего языка, а если есть — переключиться на него. Русский язык интерфейса поддерживается.

Во время входа уже присутствует один календарь, который назван Вашим именем, как Вы указали его при регистрации. Этот календарь выделяется тем, что его невозможно удалить. Кроме того, при добавлении новых событий все они будут по умолчанию относиться к этому базовому календарю.

Вы можете создавать столько календарей, сколько Вам угодно. Для каждого из них можно выбрать (и потом в любое время сменить): название, режим открытости (и список персонально допущенных лиц), а также цвет, которым события этого календаря отображаются в общей таблице. Кроме этого, календарь можно «отключить», чтобы его события вообще не показывались в общей таблице, скрыть, чтобы он не показывался даже в списке календарей, или наоборот, выбрать для просмотра без остальных календарей.

Настройки Календаря

В общих настройках самой службы Google Calendar Вы можете, кроме языка интерфейса, выбрать часовой пояс, к которому привязываются события; режим отображения по умолчанию и дополнительный режим отображения (кроме дополнительного режима всегда есть просмотр на день, неделю, месяц и в виде повестки дня — англ. agenda); начало дня; рабочие дни недели; отображение выходных дней; формат даты-времени; продолжительность события по умолчанию; режимы оповещений о событиях и приглашениях от других пользователей.

Дополнительные режимы отображения можно выбрать из нескольких вариантов — разное количество дней или недель, помещающееся в одну таблицу для просмотра. Начало дня — это та отметка, начиная с которой будут отображаться события по умолчанию. С помощью полос прокрутки Вы сможете просмотреть более раннее или более позднее время.

Также Вы можете выбрать, начинается Ваша неделя в воскресенье, в понедельник или в субботу, и нужно ли отображать в Календаре выходные дни. Продолжительность события по умолчанию — это длительность, которая присваивается каждому новому событию в момент создания. Вы в любой момент можете изменить это значение.

Календарь Google может присылать Вам уведомления о приближении событий, назначенных в Вашем календаре. Для каждого события Вы можете назначать свои уведомления, а также можно настроить уведомление по умолчанию, которое будет назначаться событию в момент создания (при желании его можно отредактировать или удалить). На одно и то же событие можно задать несколько увдомлений. Уведомление должно быть назначено не ранее, чем за 4 недели до события. Есть общая для всех календарей настройка оповещений, но для каждого календаря эти настройки могут быть свои. Уведомления могут поступать:

  • всплывающее окно — Вы должны быть в это время в почте Gmail чтобы их получать;
  • электронная почта;
  • SMS По Узбекистану поддерживается МТС и Билайн, но Ucell не поддерживается

Для возможности получать уведомления по SMS Вы должны указать в настройках свой номер мобильного телефона (к слову, только один на все Ваши календари). Когда Вы укажете номер телефона, Google проверит его: Вам будет выслано SMS с секретным цифровым кодом, который потом нужно будет ввести в соотсветствующее поле в настройках Календаря.

Кроме способа уведомления можно также выбрать время, за сколько минут, часов, дней, недель до события Вы хотите получить уведомление. Те же настройки используются для уведомлений о том, что кто-то пригласил Вас принять участие в его событии, или изменил событие, на которое Вы были приглашены ранее.

Создание событий

Чтобы создать событие, можно воспользоваться ссылкой «Новое событие» в верхнем левом углу страницы, либо просто кликнуть мышкой в том месте таблицы, где должно быть это событие. Во втором случае событие будет создано по облегчённой схеме, где Вас спросят только о нескольких основных параметрах. При этом будет доступна ссылка на редактирование в полной форме, как в первом варианте. В любом случае событие можно отредактировать позднее. При редактировании события мы можем указывать такие параметры:

  • Название события - это то, что будет отображаться в таблице Вашего сводного расписания
  • Описание события - более развёрнутое и подробное описание события (необязательное)
  • Начало и окончание события

Они могут быт назначены на разные дни, то есть вполне возможно назначить, например, событие «Командировка», которое начнётся сегодня в 16:00, а закончится послезавтра в 12:00. Ещё предусмотрена галочка «Весь день», которая убирает поля времени события, а оставляет только даты. Это удобно использовать, когда в календарь надо занести событие, не привязанное к конкретному времени, или длящееся весь день — например, праздники.

Режим повторения события отключен, то есть выбрана опция «без повторов». В выпадающем списке есть также ежедневные, еженедельные, ежегодные повторы. Выбрав один из вариантов, можно дальше уточнить частоту повторов события, привязать их к дням недели или рабочим/выходным дням. Также можно указать дату завершения повторов. Лучше эту функцию не назначать.

Место проведения события - Google может даже найти место на своих картах и указать отметкой.

Список участников события. Вы можете добавить участников в своё событие. Вам будет предложено отправить им приглашения с Вашим текстом. Участников приглашают по электронной почте. Вы можете пригласить любые адреса.

Также при каждом событии есть раздел «Обсуждения», где Вы можете поделиться своими мыслями и планами о событии с другими участниками.

Общий доступ. Вы можете предоставлять доступ к своим календарям другим людям. Для этого в настройках конкретного календаря Вы можете на закладке «Открыть доступ к календарю» видеть список людей, имеющих доступ к этому календарю. Там же Вы можете добавить, удалить людей в списке или указать для них тип доступа к календарю. Типы доступа являются комбинациями трёх разрешений: просматривать события или только информацию о свободном/занятом времени, вносить изменения в календарь и предоставлять доступ ещё кому-то.
Когда Вы открываете кому-нибудь доступ к Вашему календарю, Вам будет предложено отправить им сообщение об этом, в котором помимо стандартного текста Вы можете также дописать несколько слов от себя.

Предоставляя кому-либо досуп, следует помнить об их потенциальной опасности. Если по недосмотру, неосторожности они попадут третьим лицам, то те также получат доступ к редактированию календаря, что может быть чревато неприятностями. Не забывайте и не ленитесь делать резервные копии своих данных!

ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЙ МОДУЛЯ 5

Темы заданий

Add a New Comment
page revision: 5, last edited: 28 Apr 2009 11:30
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License