Модуль 4. Систематизация и хранение

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Cоставление номенклатуры дел.

Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения

Пример оформления Номенклатуры дел

ЗАО «Инвариант» УТВЕРЖДАЮ Номенклатура дел Генеральный директор Дата __ № _ /подпись/ И.О.Фамилия

Заголовок Дата

Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения, статья по пер. Примечание
1 Секретариат
1-1 Заголовок дела 1 Срок хранения ……
1-2 Заголовок дела 2 N статьи ……
2 Академический отдел
2-1 Заголовок дела 2 - // - ……
2-2 Заголовок дела 3 - // - ……
2-3 Заголовок дела 1 - // - ……
3 Название отдела
3-1 Заголовок дела 5 - // - ……
3-2 Заголовок дела 4 - // - ……

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ____ г.
Долговременное хранение: 1 (одно) дело
 Временное хранение: число (прописью) дел Итого: число (прописью) дел
Секретарь /Подпись/ И. О. Фамилия
Зав. архивом /Подпись/ И. О. Фамилия//

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им индексов, например: в индекс 1 -2
1 -соответствует секретариату;
2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

  • название вида документов;
  • краткое содержание;
  • дата или период, к которому относятся документы дела;
  • слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

Например: «Приказы по основной деятельности за 2008г.»

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:
«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2008 г.».
Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допускается.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

  • первый хранится в деле;
  • второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;
  • третий передается в архив организации.

Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • В дело помещаются документы, работа по которым проведена.
  • Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.
  • Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.
  • Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
  • В дело включается один экземпляр документа.
  • Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).
  • В дело формируются обычно документы одного года.
  • В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.
  • Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.2008, 17.11.2008 и т.д.).
  • Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
  • Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
  • Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.
    • Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями,
    • вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.
  • Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
  • Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
  • Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.
  • При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.
  • Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения,
  • Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, //например, бизнес-план на 2007 - 2010 гг. будет находиться в деле 2007 г.**

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАЩИТА И БЕЗОПАСНОСТЬ

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив организации. В задачи архива входят:

  • прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
  • информационно-справочная работа по архивным документам организации;
  • организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив организации или уничтожить.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет организация исходя из практической ценности документа.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле: 75 л. - «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.
Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. При проведении ревизии документы подразделяются на 3 группы:

  • документы, предназначенные для архивного хранения;
  • документы, подлежащие уничтожению;
  • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

  • документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
  • произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
  • подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
  • на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
  • переплести дело;
  • дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования

Сведения КТ организации можно разделить на два блока:

  • научно-техническая (технологическая) информация;
  • деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

  • чертежи; схемы;
  • используемые материалы;
  • рецептуры;
  • методы и способы производства;
  • новые технологии;
  • программное обеспечение ПК;
  • и т.п.

Деловая информация включает:

  • сведения о финансовой стороне деятельности организации;
  • сведения о прибыли;
  • планы развития организации;
  • планы рекламной деятельности;
  • списки клиентов;
  • структура и методы управления;
  • кадровый состав;
  • и т.п.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

  • учредительные документы;
  • бухгалтерские балансы;
  • уплата налогов;
  • информация о наличии свободных рабочих мест;
  • информация по обеспечению безопасных условий труда;
  • и т.п.

Состав и объем сведений, составляющих КТ организации, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются директором.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку. Иногда требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных клиентов. Для того чтобы обеспечить учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, в делопроизводстве есть ряд рекомендаций.

Приказом директора организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт. Назначенные лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.
Эти грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законодательно.

Если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другой организацией, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.
На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»), например:
Составлен в двух экз.:

  • экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9
  • экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк¬земпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», директор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:
1.Иванову А.В.
2.Федорову Б. С.
Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):
Черновик уничтожен.
Подпись Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»

№ п/п Дата регистрации документа Дата и номер документа (для входящих) Откуда поступил или куда направлен Краткое содержание (заголовок) Кол-во листов Кол-во экземпляров Примечание

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через специально назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЙ МОДУЛЯ 4

Темы заданий

Add a New Comment
page revision: 7, last edited: 15 Apr 2009 12:44
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License