Модуль 3. Документооборот

Организация работы с документами - одна из основных составляющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве. Вы уже знаете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходимо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наиболее удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота.

Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например:

  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • входящие, исходящие и внутренние документы;
  • документы, направляемые в вышестоящие организации и по ступающие из вышестоящих организаций.
Документопоток — это совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (обычно - года).

Объем документооборота - важный показатель, он используется в качестве критерия при решении вопросов выбора формы делопроизводства в организации, штатного состава организации и других вопросов.

Функция учета документов - одна из важнейших функций организации. Учет документов обеспечивается путем их регистрации -записи учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов.

Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным под разделением (канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Если документы оформлены неправильно, они возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для работы с документами, начиная с момента создания или получения документа и до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

В документационном обеспечении организации выделяют три группы документов:

  • поступающие (входящие) документы;
  • отправляемые (исходящие) документы;
  • внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Организация может составить для себя список нерегистрируемых документов.

Обычно это:

  • поздравительные письма;
  • приглашения;
  • рекламные письма;
  • прайс-листы;
  • каталоги;
  • печатные издания (журналы, брошюры);
  • извещения;
  • сообщения о встречах,
  • переговорах;
  • письма с пометкой «лично»;
  • программы конференций, совещаний и т.п.

Многие организации не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и иногда - исходящие документы.

Входящие документы

Поступающие в организацию документы называют входящими.

Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы:

  • первичную обработку;
  • предварительное рассмотрение, разметку;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • направление на исполнение;
  • контроль исполнения;
  • исполнение документов;
  • подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложении или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полнос¬тью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначе¬ние структурного подразделения, например: «ПО» - производственный отдел.
При передаче документов непосредственно исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
При наличии в организации локальной сети прием-передача документов может осуществляется с помощью компьютера.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения директору. Директор должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.
Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

С резолюцией директора документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

Исходящие документы

Отправляемые организацией документы называют исходящими.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

  • составление проекта документа исполнителем;
  • проверка правильности оформления проекта документа;
  • согласование проекта документа;
  • подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
  • регистрация документа;
  • отправка документа адресату подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись директору.

После подписания директором в двух экземплярах исходящий документ передается для регистрации.
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

  • номер документа, включающий номер дела;
  • дата документа;
  • адресат (корреспондент);
  • краткое содержание или заголовок;
  • отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера до¬кументов-ответов);
  • исполнитель;
  • примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, этот номер необходимо проставить на двух экземплярах.

Исходящий документ в день составления отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного документа или единственный экземпляр документа (например, если это факс) подшивается в дело.

Внутренние документы

Внутренние документы - это документы, составление, оформление, исполнение и хранение которых осуществляется в рамках opганизации, не выходя за ее пределы.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:

  • составление проекта документа исполнителем;
  • проверка правильности оформления проекта документа;
  • coгласование проекта документа;
  • подписание документа директором (утверждение, в необходимых случаях);
  • регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

  • передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
  • контроль исполнения документа;
  • исполнение документа;
  • проставление отметки об исполнении;
  • подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются:

  • использование - справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет)
  • определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). Внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (например, в канцелярии) или одним сотрудником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

В организациях также может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. Документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри организации.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • коммерческие контракты;
  • документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

Для внутренних документов и коммерческих контрактов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присвается по журналу в рамках одного года, с января по декабрь, начиная с № 1.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:

  • порядкового номера документа с начала года;
  • условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
  • номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов могут включать следующие графы:

  • номер документа;
  • дата документа;
  • автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;
  • адресат (корреспондент) - для исходящих документов;
  • количество листов документа;
  • резолюция;
  • исполнитель;
  • подпись исполнителя;
  • срок исполнения;
  • отметка об исполнении;
  • номер дела.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией. Регистрация документов - это начальный этап контроля за исполнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства.

После указания директора о постановке документа на контроль проставляется красным цветом буква «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок» (см. рис. 1 модуль 1). Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции директора на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Существуют следующие этапы контроля исполнения документов:

  • текущий контроль (сбор ежедневных сведений об исполняемом документе);
  • предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за 2-3 дня до срока);
  • итоговый контроль (обобщает результаты по исполнению документов отдельными сотрудниками и всей организацией). Для большинства документов срок исполнения не должен npeвышать 10 дней.

Продление сроков исполнения может производиться только по указанию директора.

Документ считается исполненным и снимается с контроля директором после проведения конкретной работы исполнителем (составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЙ МОДУЛЯ 3

Темы заданий

Add a New Comment
page revision: 5, last edited: 01 Apr 2009 09:57
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License