Модуль 1. Делопроизводство и требования к оформлению

ЧТО ТАКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО?

Термин делопроизводство по данным словарей возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административный), который было необходимо решить органу управления. Из этого следует, что при возникновении термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» означает следующее:

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

Документирование- запись информации на бумаге ил и любом другом носителе. Документирование осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

  • информационная (документ создают для сохранения информации);
  • социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);
  • коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
  • культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции:

  • управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели):
  • правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
  • историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Сейчас все чаще употребляется термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Необходимо с самого начала деятельности организации поставить делопроизводство так, чтобы это была не канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис.

Принципы, положенные в в основу функционирования современного офиса:

  • оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
  • современное техническое оснащение (компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и другие средства оргтехники);
  • целесообразность всех делопроизводственных операций;
  • умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (т. е. составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой организации приказы, договоры, справки будут составляться по-разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов (УФД) Они представляют собой набор расположенных в определенном порядке реквизитов.

Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

  • государственное предприятие или коммерческое;
  • каким видом деятельности занимается предприятие;
  • ведется делопроизводство с помощью компьютерных технологий или традиционным способом.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

  • юридическую силу документов;
  • качественное и своевременное составление и исполнение документов;
  • организацию оперативного поиска документов

Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления. При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.

Перечень реквизитов:

Постоянные (с 1 по 8) переменные реквизиты (с 9 по 30):

  1. изображение Государственного Герба Республики Узбекистан;
  2. изображение герба субъекта Республики Узбекистан;
  3. изображение эмблемы (логотипа) предприятия или товарный знак;
  4. указание на код предприятия;
  5. указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;
  6. указание на индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР);
  7. указание на код формы документа;
  8. наименование предприятия;
  9. справочные данные о предприятии;
  10. наименование вида документа;
  11. дата документа;
  12. регистрационный номер документа;
  13. ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;
  14. указание на место составления документа или издания документа;
  15. сведения об адресате;
  16. указание на гриф утверждения документа;
  17. резолюция;
  18. заголовок к тексту документа;
  19. отметка о постановке документа на контроль;
  20. текст документа;
  21. отметка о наличии у документа приложения;
  22. подпись (лица - составителя или лица - разработчика);
  23. указание на гриф согласования документа;
  24. визы согласования документа;
  25. оттиск печати предприятия;
  26. отметка о заверении копии документа;
  27. отметка об исполнителе документа;
  28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  29. отметка о поступлении документа на предприятие;
  30. идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов показано на рис. I.

rekvizit.jpg

Давайте рассмотрим, что обозначают эти реквизиты, и когда их необходимо использовать.

Постоянные реквизиты

01. Государственный герб Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Узбекистана.

02. Герб субъекта Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Республики Узбекистан.

03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.

04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на официальных бланках предоставляемых в государственные организации.

05. Основной государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

06. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документации;

08. Наименование организации - автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.

Переменные реквизиты

09. Справочные данные об организации - это:
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).

10. Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:
день, месяц, год (28.05.2004)
Допускается и такое оформление даты:
год, месяц, день (2004.08.27)
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся.
Например:
28 мая 2008 г.

12. Регистрационный номер документа состоит из
его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению орга¬низации можно дополнять индексами:

  • дела по номенклатуре;
  • структурных подразделений;
  • должностных лиц;
  • наименований видов документов и т. п.

Например:

№3 - 2/45
3 - номер структурного подразделения;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.

№С - 2/45
С - секретариат;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.

№45/БГ - 2
45 - порядковый номер документа;
БГ-Борис Громов;
2 - номер дела по номенклатуре.

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
(На №_от)
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Например, на бланках ЗАО «Инвариант» место составления - «Ташкент» - не проставляется. Данный реквизит рекомендуется указывать лишь в контрактах и договорах.

15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение;
  • должность, фамилия и инициалы;

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

  • фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
  • содержание поручения (конкретные действия);
  • срок исполнения;
  • подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.
Можно оформлять резолюцию на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

  • О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например:
О сроках поставки продукции
Об академическом отделе

  • Чего? (кого?) (пишется со строчной буквы)

Например:
АКТ приемки продукции
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом документа.
Обычно текст состоит из двух частей:

  • В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
  • Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты этих документов в такой последовательности:

  • аватор (организация);
  • название вида документа;
  • дата
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту.

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
РЕШИЛ:
Если авторами документа являются несколько лиц, используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:
ПРИКАЗЫВАЕМ:
В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (1.2.6.).

21. Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Директор Проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Сергеев
или
Директор института Подпись Н.А.Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода Подпись В.В.Волков
Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель министра связи РФ Заместитель министра транспорта РФ
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов
Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Подпись В.А. Филатов

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник областного управления
народного образования
Подпись Е.Я.Бутко
12.03.2008
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
педагогического совета школы № 45
от 10.02.2000 №5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РУз
от 10.02.2008 №01-4/270
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.
Например:
Начальник юридического отдела
Подпись В.А. Сидоров
25.11.08
При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Подпись А.С. Орлов
25.08.08
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Например:
Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

26. Отметка о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись;
  • расшифровку подписи;
  • дату заверения.

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

27. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка полезна для:

  • исключения повторного ввода документа в ПК;
  • быстрого поиска документа по имени файла;
  • установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Документы должны не только иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).
Бланки не используются для оформления документов, создаваемых от имени двух или более организаций. Рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Обший бланк содержит следующие реквизиты:

  • Государственный герб Республики Узбекистан(герб субъекта Республики Узбекистан), если организация имеет на это право;
  • эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
  • наименование вышестоящей организации (если она имеется);
  • наименование организации.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части реквизитов: дата, peгистрационный номер документа. На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

  • гриф утверждения;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле.

Бланк письма (рис. I) содержит следующие реквизиты:

  • эмблему организации;
  • код организации по ОКПО;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации (почтовый адрес, номера те¬лефонов и т.п.);
  • ИНН/СТИР.

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов;

  • дата,
  • регистрационный номер документа,
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка. Он содержит те же реквизиты и дополняется наименованием соответствующего вида документа, например ПРИКАЗ и т.п.
В деловой практике часто используются бланки руководителей - должностные бланки. На таком бланке в месте наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО «Инвариант».
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются только тогда, когда руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. Можно использовать два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

  • Продольный бланк- расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой.
  • Угловой бланк - расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата.

Реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации", «наименование вида документа», «место составления" или издания документа» могут быть расположены следующими способами:

  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);
  • центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

На бланках организаций субъектов Республики Узбекистан, наряду с государственным языком при необходимости такие реквизиты как: «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка.
Бланки предприятия удобно хранить в памяти компьютера и выводить на печать при создании конкретного документа. Однако, при повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки лучше заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги и т.п.

ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЙ МОДУЛЯ 1

Темы заданий

Add a New Comment
документпринципыреквизитысилафункцииюридическая
page revision: 35, last edited: 01 Apr 2009 09:56
Edit Tags History Files Print Site tools + Options
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License